Übersichtlich, intuitiv und massgeschneidert. Unser neues, digitales Zeiterfassungstool time@apleona wurde zusammen mit unseren Mitarbeitenden und unserem Digitalisierungspartner speziell für unsere Bedürfnisse konzipiert, programmiert und eingeführt – mit Erfolg! Im Interview gibt Ines Leonardo, Projektleiterin Digital HR, einen Einblick zum Projekt.
Wie ist die Applikation entstanden?
Die Applikation haben wir in Zusammenarbeit mit unserem Digitalisierungspartner, Leo Vetterli von SyoLab, von Grund auf entworfen und massgeschneidert auf unsere Bedürfnisse programmiert. Im April haben wir das gestaffelte Rollout abgeschlossen, sodass nun alle unsere rund 1‘600 Mitarbeitenden ihre Zeit mit time@apleona erfassen. Ein grosser Meilenstein!
Das Tool ist in unserem ebenfalls eigenständig entwickelten Mitarbeitenden-Portal «Staff Center» integriert. Für die Mitarbeitenden ist das sehr praktisch, da sie über das Webportal Zugang zu allen HR-Tools haben.
Welche Vorteile bietet das neue Zeiterfassungstool?
Ziel war es, die Applikation so zu gestalten, dass sie einerseits intuitiv bedienbar ist und alle wichtigen Daten tagesaktuell anzeigt. Andererseits soll sie aber auch unsere komplexen Strukturen und Abläufe abbilden, wie beispielsweise unsere zehn verschiedenen Zeitmodelle und diversen Gesamtarbeitsverträge. Ein weiterer Fokus bei der Entwicklung lag auf einer modernen User Experience.
Für die Entwicklung haben wir eine agile Methode gewählt. Dies ermöglichte uns, früh mit der Einführung der einzelnen Rollout-Gruppen zu starten. Zudem hatten wir dadurch mehr Flexibilität, um die unterschiedlichen Bedürfnisse der einzelnen Rollout-Gruppen sowie die Inputs der Nutzer:innen bei der Weiterentwicklung der Funktionen zu berücksichtigen. Neben diesen Vorteilen erforderte die Schritt-für-Schritt-Entwicklung aber auch Geduld und Offenheit im Projektteam sowie bei den Mitarbeitenden.
Wie ist die Resonanz der Mitarbeitenden bezüglich des neuen Tools?
Die Rückmeldungen sind sehr positiv, was mich und das gesamte Projektteam natürlich freut. Ein wichtiger Teil zu diesem Gelingen beigetragen haben auch die rund 150 motivierten Mitarbeitenden, die als Test-User mitgewirkt, mitgetestet und ihre Inputs in die Umsetzung einfliessen liessen. Den Austausch mit den Mitarbeitenden empfand ich als sehr positiv – es sind einige gute Ideen dadurch entstanden.
Mit der Einführung der Zeiterfassung haben wir einen grossen Meilenstein auf unserer Digital-HR- Roadmap erreicht. Im Rahmen unseres Digital-HR-Projekts werden wir nun weitere HR-Prozesse überdenken und effizienter gestalten, indem wir sie schrittweise und dort, wo es sinnvoll ist, digitalisieren und in unser «Staff Center» integrieren.
Mit viel Herzblut haben wir in den letzten Monaten am Projekt gearbeitet. An dieser Stelle möchte ich mich ganz herzlich bei allen bedanken, die an diesem Projekt mitgewirkt haben! Neben unseren Test-Usern geht ein grosses Dankeschön an unser sehr kompetentes und engagiertes Kernteam mit Andrea Steiner, Romy Carnot und Leo Vetterli.
