Die Freude ist gross – eine neue Ausschreibung ist gewonnen und schon bald folgt der operative Alltag. Doch dieser ist für komplexe Facility Management Leistungen nicht einfach nebenbei schnell geplant. Denn jeder Betrieb und jede Nutzungsphase ist anders und muss individuell betrachtet werden. Hier kommt das Team der Implementierung zum Zug.
Miriam Gervasi, seit Mai 2017 Leiterin Implementierung und CAFM bei Apleona Schweiz, erzählt nachfolgend mehr darüber.
Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren bei einer Implementierung im Facility Management?
- Eine offene und ehrliche Kommunikation und kooperative Zusammenarbeit mit dem Kunden
- Die Übergabe von allen notwendigen Informationen und Dokumenten seitens Kunde
- Die frühzeitige Involvierung des operativen Teams in die Implementierung
Wo fängt eine erfolgreiche Implementierung an und wo hört sie auf?
Eine erfolgreiche Implementierung beginnt mit der Analyse des neuen Kundenvertrages und den Vorbereitungen für die detaillierte Ist-Aufnahme vor Ort. Da die Zeit für die Implementierung immer kürzer wird, ist es wichtig, die Informationen aus den Ausschreibungsunterlagen soweit aufzubereiten, dass vor Ort eine effiziente und effektive Ist-Analyse durchgeführt werden kann.
Die Implementierung ist dann abgeschlossen, wenn das operative Team vor Ort in seinen neuen Aufgaben eingeführt und geschult wurde und jeder genau weiss, was zu tun ist. Eine genaue Prüfung der Arbeitsabläufe ist für uns zudem unabdinglich und stellt eine qualitativ erstklassige Leistungserbringung sicher.
Mittels einem Abschlussgespräch mit dem Kunden und dem operativen Team reflektieren wir am Ende unsere Arbeit und sammeln neue Erkenntnisse für nächste Implementierungen. So stellen wir eine stetige Weiterentwicklung und Verbesserung unseres Implementierungsteams sicher.
Auf welche Prozessphase muss ein besonderes Augenmerk gelegt werden?
Die wichtigste Phase ist die Ist-Aufnahme vor Ort. In dieser Phase klären wir offene Frage zu den aktuellen Abläufen, nehmen die Gebäudeflächen und Anlagen vor Ort auf und eruieren die Unterschiede zu den ausgeschriebenen Leistungen. Damit unser Team schnell einen Überblick über die IST-Situation erhält, haben wir einen Fragekatalog entwickelt, der je nach ausgeschriebener Leistung angepasst wird. Alle Antworten vom Kunden oder dem aktuellen FM Provider werden damit festgehalten und dienen als wichtige Basis für die nächsten Schritte. Hierbei ist insbesondere eine offene und ehrliche Kommunikation aller Beteiligten äusserst wichtig.
Der Erarbeitungs- und Einführungsphase gilt natürlich auch ein besonderes Augenmerk, da in dieser Phase die Grundlagen für den Betrieb erarbeitet werden: Sublieferantenverträge werden verhandelt, Betriebsmittel angeschafft, Service-Levels überarbeitet, Vertragskosten entsprechend angepasst und Mitarbeitende geschult und instruiert.
Die Qualität bei unserer Leistungserbringung hat bei uns stets höchste Priorität. Eine wichtige Voraussetzung dabei ist, dass die Schnittstellen zwischen dem Team Implementierung und den operativen Einheiten einwandfrei funktionieren. Unsere Mitarbeitenden arbeiten hierbei abteilungsübergreifend Hand in Hand zusammen. Zudem begleitet des Team Implementierung den operativen Start immer mit, damit anfängliche Unklarheiten schnell behoben werden können.
Welchen Mehrwert schafft eine professionelle Implementierung für den Kunden?
Mittels einer sauberen Implementierung werden die Grundlagen für den operativen Betrieb erarbeitet. Dank der professionellen Implementierung gibt es eine kontrollierte Betriebsübernahme, Unklarheiten werden früh aufgedeckt und Lösungen gefunden.
Welche vier Adjektive beschreiben das Implementierungsteams von Apleona Schweiz?
- Flexibel
- Engagiert
- Ausdauernd
- Zuverlässig
Zu guter Letzt: Verrate uns das Erfolgsgeheimnis des Implementierungsteams von Apleona Schweiz?
Wir sind ein gut eingespieltes Team. Durch einige langjährige Mitarbeitende ist die Vernetzung innerhalb der Apleona und der FM-Branche sowie das Know-how im operativen Bereich und in der Implementierung sehr gross. Unser Team ist zudem im stetigen Aufbau. Neue Mitarbeitende bringen neues Wissen, neue Ideen und viel Energie mit in das Team.
Zusammengefasst ist es die Diversität unserer Mitarbeitenden, die uns ausmacht. Durch erfahrene Mitarbeitende und Studienabsolventen sind wir ein unschlagbares Team.
