La soddisfazione è grande: ci si è aggiudicati un nuovo appalto a cui presto farà seguito il lavoro operativo quotidiano, la cui pianificazione tuttavia non è affatto facile né veloce per i servizi di Facility Management più complessi. Ogni operazione e ogni fase di utilizzo si presentano infatti in maniera diversa, ed è quindi necessario affrontarle singolarmente. Ed è qui che entra in gioco la squadra di implementazione.

Ci dice di più Miriam Gervasi, che da maggio 2017 è direttrice del reparto Implementazione e CAFM presso Apleona Svizzera.

Quali sono i fattori chiave per un’efficace implementazione nel Facility Management?

• Una comunicazione aperta e sincera ed una collaborazione cooperativa con il cliente.
• La trasmissione da parte del cliente di tutte le informazioni e i documenti necessari.  
• Il coinvolgimento tempestivo della squadra operativa nell’implementazione.

Dove comincia e dove finisce un’implementazione efficace?
Un’implementazione efficace comincia con l’analisi del nuovo contratto con il cliente e con la preparazione per una dettagliata analisi della situazione sul posto. Dato che il tempo per l’implementazione diventa sempre più breve, è importante preparare le informazioni derivanti dalla documentazione di appalto in modo tale che si possa condurre sul posto un’analisi della situazione efficiente ed efficace. 

L’implementazione si conclude quindi quando la squadra operativa è stata introdotta ai suoi nuovi incarichi ed addestrata sul posto, in modo che ognuno sappia precisamente cosa bisogna fare. Per noi è inoltre imprescindibile un preciso controllo delle procedure di lavoro, che assicura che la qualità dei servizi erogati sia di prima classe.

In un incontro conclusivo con il cliente e con la squadra operativa riflettiamo infine sul nostro lavoro e raccogliamo nuove conoscenze per le successive implementazioni. In questo modo assicuriamo uno sviluppo continuo ed un miglioramento della nostra squadra di implementazione.

In quale fase del processo bisogna prestare particolare attenzione?
La fase più importante è l’analisi della situazione sul posto. In questa fase chiariamo tutti i dubbi rimasti riguardo alle effettive procedure, accertiamo le superfici degli edifici e gli impianti presenti e appuriamo le differenze rispetto ai servizi oggetto dell’appalto. Affinché la nostra squadra ottenga rapidamente un quadro d’insieme della situazione effettiva, abbiamo sviluppato un elenco di domande, che viene poi adattato in base al servizio oggetto dell’appalto. Tutte le risposte fornite dal cliente o da chi attualmente si occupa del FM vengono quindi raccolte e fungono da importante base per i passi successivi. In questo senso risulta quindi estremamente importante che via sia una comunicazione aperta e sincera fra tutte le parti coinvolte.

La fase di elaborazione e di introduzione necessita naturalmente anch’essa di una particolare attenzione, poiché è in questa fase che si costruiscono le fondamenta per lo svolgimento delle operazioni: vengono negoziati i contratti di subfornitura, vengono acquistati gli strumenti operativi, vengono rielaborati i livelli dei servizi, vengono conseguentemente adattati i costi previsti nel contratto e vengono infine istruiti ed addestrati i dipendenti.

La qualità dei servizi da noi erogati ha sempre per noi la massima priorità. Un importante prerequisito in questo ambito è che l’interrelazione fra la squadra di implementazione e le unità operative funzioni in maniera perfetta. I nostri dipendenti lavorano quindi in una stretta collaborazione intersettoriale. Inoltre la squadra di implementazione accompagna sempre l’inizio delle operazioni, in modo da poter chiarire rapidamente qualsiasi incertezza già nella fase iniziale.

Qual è il valore aggiunto creato per il cliente da un’implementazione professionale?
Attraverso un’implementazione accurata vengono gettate le basi per l’attività operativa. Con un’implementazione professionale si può controllare il passaggio verso questa fase, individuare subito le ambiguità e trovare delle soluzioni.

Con quali quattro aggettivi si potrebbe descrivere la squadra di implementazione di Apleona Svizzera?

• Flessibile
• Impegnata
• Perseverante
• Affidabile

Da ultimo, ma non per importanza: ci puoi rivelare il segreto del successo della squadra di implementazione di Apleona Svizzera?
Siamo una squadra ben affiatata. Grazie ad alcuni dipendenti di lunga data, la rete di collegamento all’interno di Apleona e del settore del FM, nonché il know how nell’ambito operativo e nell’implementazione sono davvero di alto livello. La nostra squadra inoltre è in costante espansione. I nuovi dipendenti portano nuove conoscenze, nuove idee e tanta nuova energia all’interno della squadra.

Riassumendo, si può dire che ciò che ci contraddistingue è la diversità dei nostri dipendenti. Grazie all’unione di dipendenti esperti e giovani laureati siamo una squadra imbattibile.