La satisfaction est grande – un nouvel appel d'offres a été remporté et bientôt la routine opérationnelle quotidienne suivra. Mais pour les services complexes des services généraux, il ne suffit pas de planifier rapidement à côté. Parce que chaque opération et chaque phase d'utilisation est différente et doit être analysée individuellement. C'est là que l'équipe de l'implémentation entre en jeu.

Miriam Gervasi, responsable de l'implémentation et du CAFM chez Apleona Suisse depuis mai 2017, nous en raconte plus ci-dessous.

Quels sont les facteurs de réussite les plus importants pour l'implémentation des services de facility management ?

• Une communication ouverte et honnête et une collaboration coopérative avec le client
• La transmission de toutes les informations et de tous les documents nécessaires par le client    
• La participation initiale de l'équipe opérationnelle au processus de l'implémentation.

Où commence et où finit une implémentation réussie ?
Une implémentation réussie commence par l'analyse du contrat du nouveau client et les préparatifs de l'enquête détaillée sur place. Puisque le délai de l´implémentation est de plus en plus court, il est important de préparer les informations des documents d'appel d'offres de telle sorte qu'une analyse en l'état efficace et effective puisse être effectuée sur place.

L'implémentation est terminée lorsque l'équipe opérationnelle sur le site a été présentée et formée à ses nouvelles tâches et que chacun sait exactement ce qu'il doit faire. Une analyse détaillée des processus de travail est également indispensable pour nous et garantit un service de première classe.

Dans une dernière discussion avec le client et l'équipe opérationnelle, nous réfléchissons à notre travail de fin d'année et recueillons de nouvelles idées pour la prochaine implémentation. De cette façon, nous assurons le développement et l'amélioration permanents de notre équipe de l'implémentation.

Quelle phase du processus demande une attention particulière ?
La phase la plus importante est l'évaluation initiale sur le site. Au cours de cette phase, nous clarifions les questions encore sans réponse concernant les processus actuels, nous enregistrons les zones de construction et les installations sur le site et nous découvrons les différences par rapport aux services proposés dans l'appel d'offres. Pour donner à notre équipe une brève description du contexte actuel, nous avons élaboré un questionnaire qui est adapté en fonction du service mis en adjudication. Toutes les réponses du client ou du prestataire FM actuel sont ainsi enregistrées et servent de base importante pour les étapes suivantes. Dans ce contexte, une communication ouverte et honnête entre toutes les parties concernées est extrêmement importante.

Évidemment, une attention particulière est également accordée à la phase de développement et à la réalisation, car c'est la phase au cours de laquelle les bases des opérations sont définies : Les contrats de sous-traitance sont négociés, les équipements sont achetés, les niveaux de service sont révisés, les coûts des contrats sont ajustés en conséquence et le personnel est entraîné et informé.

La qualité de notre fourniture de services est toujours notre priorité absolue. Une condition essentielle est que les interfaces entre l'équipe de l´implémentation et les unités opérationnelles fonctionnent parfaitement. Nos employés travaillent main dans la main dans tous les départements. En outre, l'équipe de l'implémentation accompagne toujours le démarrage opérationnel afin que les ambiguïtés initiales puissent être rapidement résolues.

Quelle est la valeur ajoutée d'une implémentation professionnelle pour le client ?
Une implémentation propre permet de définir les bases d'une activité opérationnelle. Grâce à une implantation professionnelle, il y a un contrôle du fonctionnement, les ambiguïtés sont découvertes rapidement et des solutions sont élaborées.

Quels sont les quatre adjectifs qui décrivent l'équipe d'implémentation d’Apleona Suisse ?

• Flexible
• Engagée
• Persistante
• Fiable

Et pour finir : Racontez-nous le secret du succès de l'équipe de l'implémentation d'Apleona Suisse ?
Nous sommes une équipe bien organisée. Grâce à plusieurs collaborateurs de longue date, le réseautage parmi Apleona et le secteur FM ainsi que le savoir-faire dans le domaine opérationnel et dans l'implémentation sont très importants. Notre équipe est aussi en constante expansion. Les nouveaux employés offrent de nouvelles connaissances, de nouvelles idées et beaucoup d'énergie pour l'équipe.

En conclusion, c'est la diversité de nos employés qui nous distingue. Des employés qualifiés et diplômés font de nous une équipe exceptionnelle.